Privacyverklaring De Baan

Als je ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacy beleid.

In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo leggen wij uit wat wij met uw gegevens doen en voor welke doelen wij  je gegevens gebruiken.

De Baan is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van haar kandidaten, flexwerkers, werknemers, alsook van haar andere relaties en bezoekers van de website van essentieel belang is. De persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) hieraan stelt.

Wie zijn we?

De Baan is een onafhankelijk personeelsbemiddelingsbureau waar HR-expertise én vakinhoudelijke kennis elkaar ontmoeten, in het belang van de ideale match tussen werkgever en werknemer. Het vertalen van talent van personeel naar een baan waar je gelukkig van wordt! Daarnaast is De Baan verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen (verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens).

info@debaanpersoneel.nl | 06-48973184
KVK Nr. 75274663

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment:

• dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website;
• u zich inschrijft op onze vestiging of op andere wijze aanmeldt;
• wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Daarnaast kunnen wij ook gegevens van u verzamelen indien u deze heeft geplaatst op publieke middelen of (commerciële) job boards waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou zijn in werk gerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen we u benaderen of u interesse heeft om zich bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van deze Privacyverklaring. Heeft u geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van u verwerken om uw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze HR- dienstverlening. Hierbij kun je denken aan de bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Meer specifiek, uw persoonsgegevens worden verwerkt om

1. u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert)
2. uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven), etc.
3. een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren
4. een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen
5. voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen.
6. ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening.
7. voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne  controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole
8. kwaliteitsdoeleinden zoals certificering
9. als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van sollicitanten?:

Zoals al is gezegd, wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze HR- dienstverlening.

Bij inschrijving hebben we de volgende persoonsgegevens van u nodig:

• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
• Curriculum Vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
• gegevens over training en opleidingen en/of testen die u zelf heeft gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
• pasfoto – op vrijwillige basis.

Op het moment dat u voor De Baan kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:

• nationaliteit, BSN- nummer, ID bewijs, werkvergunning;
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van en pre-employment screening.

De Baan legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet.

Met bijzondere persoonsgegevens wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezondheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Ontvangers:

De Baan kan uw persoonsgegevens doorgeven aan:

• haar backoffice;
• opdrachtgevers;
• alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht (bijvoorbeeld dat uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland, mocht dit nodig zijn voor het aanvragen van een werkvergunning om werkzaamheden in het buitenland te verrichten).

Opslag periode:

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door De Baan, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren. De bewaartermijnen zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Kandidaten (indien u (nog) niet voor De Baan heeft gewerkt):

• Uw bemiddelingsgegevens zoals CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d. zijn beschikbaar tot 2 jaar na het laatste contact indien u niet voor De Baan heeft gewerkt;
• Als u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u zichzelf uitschrijven middels een e-mail (info@debaanpersoneel.nl). U wordt dan niet meer benaderd en bemiddeld door De Baan. Uw gegevens zijn nog 3 kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maaden in verband met claimrisico’s). In deze afgeschermde omgeving zijn uw gegevens enkel beschikbaar voor De Baan onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden uw gegevens definitief verwijderd.

Indien u voor De Baan werkt/heeft gewerkt:

• Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot vijf jaar na einde dienstverband;
• Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor De Baan;
• Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, dan kunt u dit aangeven middels een e-mail info@debaanpersoneel.nl). Dan wordt het zoals bij kandidaten die nog niet voor PeMa Personeelsdiensten heeft gewerkt nog 3 kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van zakelijke relaties/ klanten van De Baan:

De Baan verwerkt echter ook de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

Wij verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

• Namen
• Contactgegevens
• Functies contactpersonen

Waarom verzamelen we persoonsgegevens van u en wie zijn de ontvangers?

• De Baan kan dit doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling.
• Gegevens kunnen worden doorgegeven aan:
  
  • sollicitanten of kandidaten;
  • zakenpartners;
  • onderaannemers die namens haar diensten verlenen;
  • overige gevallen waarin De Baan hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van
uw persoonsgegevens door De Baan en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dit betekend dat u een verzoek bij ons kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging van uw persoonsgegevens sturen naar info@debaanpersoneel.nl

Ook voor verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons een e-mail sturen. In alle gevallen zullen wij binnen 30 dagen na bevestiging van ontvangst uw gegevens inzichtelijk maken of aanpassen.

Wat doen wij met een datalek?
Mocht er een datalek zijn dan informeren wij u z.s.m. Wij vertellen u wat het lek behelst, wanneer het gebeurd is, wat er gelekt is en hoe dat kan. Uiteraard vertellen wij u ook wat wij doen om dit in de toekomst te voorkomen.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
De Baan verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij zullen nooit commercieel misbruik maken van de door u passief of actief verstrekte gegevens.

Geheimhouding
De Baan heeft een geheimhoudingsplicht als het gaat om de persoonsgegevens van u en degene die wij verwerken namens u.

Uw rechten:

• Recht op inzage;
  
  • Je hebt het recht om ten alle tijden uw gegevens te bekijken als u een eigen account heeft. Dan ziet u een groot deel van de over uw geregistreerde persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen in uw accountgegevens.
  • Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen die u zelf niet kunt aanpassen, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij De Baan.

Beveiliging:

De Baan doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerde werkgevers hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is De Baan met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Vragen, opmerkingen of wijzigingen:

Indien u vragen, opmerkingen, klachten heeft over de bescherming of (vermoeden van) een datalek van uw persoonsgegevens door De Baan, dan kunt u telefonisch of per e-mail contact met ons opnemen.

info@debaanpersoneel.nl | 06-48973184
KVK Nr. 75274663

De Baan kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacyverklaring. De meest actuele Privacyverklaring is te allen tijde in te zien op de website van De Baan, www.debaanpersoneel.nl. Deze versie is opgesteld in januari 2023